Память человечества

Ёмкое понятие

В принципе, понятие «архив» – оно довольно широкое. Личный архив может иметь каждый из нас. А далее – по возрастающей оно охватывает секции, отделы, либо целые учреждения которые занимается хранением документов, информации. Но архив – это не просто конкретное помещение, в котором собраны различные материалы на долгосрочное хранение. Любые вещи могут храниться просто на складе. Архив же имеющуюся у него информацию непременно систематизирует и обрабатывает. И потому архивные работники играют ключевую роль в сохранении и систематизации ценной информации, которая позволяет нам погружаться в прошлое, изучать его и извлекать уроки для будущего. Это труд, требующий не только профессионализма, но и преданности делу, терпения и внимательности.

Архивные работники занимаются организацией хранения, комплектованием, учетом и использованием документов, делая их доступными для исследований и пользования. Они должны обладать навыками анализа, организации и умением работать с разнообразными материалами. Кроме того, архивариусы должны быть бдительными и ответственными, ведь на их плечах лежит задача сохранить ценные архивные материалы для будущих поколений!

Есть архивы гигантские, есть просто большие, но наш сегодняшний разговор пойдёт о работе районного архива. Районный архив можно сравнить с кладовой сокровищ, где каждый документ, как драгоценный камень, хранящий в себе уникальные истории и события. Работа в таком архиве требует особого внимания к деталям и уважения к прошлому своего округа. Ведь каждый лист бумаги, каждая фотография или запись – это кусочек обширной мозаики, которая помогает составить полную картину нашей истории.

История районного архива

Кемеровский районный архив неразрывно связан с административными органами самого района, так и с его непосредственной историей, хотя по своему возрасту он несколько моложе. Вспомним, что Кемеровский район был образован 11 августа 1924, и столетие этой даты мы будем праздновать в самом ближайшем времени. Но архива в его составе поначалу не было, а всю работы, связанную с хранением и обработкой документов, выполняли делопроизводители или секретари исполкома. Решение же о создании профессионального районного архива было принято сразу после окончания Великой Отечественной войны 10 мая 1945 года – на сессии Кемеровского районного Совета народных депутатов. Таким образом, нашему архиву на сегодняшний день исполнилось 79 лет. Архивная служба Кузбасс чуть постарше– ей 81 год. Ну, а система российских архивов была образована 106 лет назад.

Чем же располагает наш, сегодня уже окружной архив? Если обратиться к скупым на эмоции цифрам, то можно узнать, что сегодня в архиве хранится 140 фондов – по факту. Количество хранящихся дел составляет 26970. Из них 16189 – это документы постоянного срока хранения и ещё 10680 единиц хранения по личному составу.

Много это или мало? Как посмотреть. Конечно, это не идёт в сравнение с Государственным архивом Кузбасса, где на хранении находится – более полутора миллионов дел – их сбор был начат ещё в1761 году. Но можно заверить всех и каждого, что и документы нашего окружного архива не менее ценны и важны.

Работа архива

Общий порядок деятельности архивов в нашей стране организуется в соответствии с целым рядом нормативных документов разного уровня. Прежде всего, это Конституция Российской Федерации и Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Далее следуют региональные документы. 

Работа архива строится по трём основным регламентам предоставления муниципальных услуг. Назовём их. Это «Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предоставление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов». «Прием документов на хранение в муниципальный архив». «Предоставление архивных документов или копий архивных документов фонда пользования и справочно-поисковых средств к ним для изучения в помещении архивного отдела». Все эти регламенты утверждены постановлениями администрации округа.

А что на практике?

Чтобы лучше представить себе то, как на деле работают архивисты, мы задали несколько вопросов начальнику архивного отдела управления протокола и документационного обеспечения администрации Кемеровского муниципального округа Ольге Назаровой.

– Ольга Юрьевна, скажите, а можно выделить что-то главное в вашей работе?

– Наверное, я не ошибусь, если скажу, что основой нашей работы является работа с гражданами. Мы постоянно ведём их приём, а потому значительное количество времени уделяется работе по запросам граждан и организаций, то есть тщательная подготовка ведётся. Что сюда входит? Это, прежде всего, подготовка архивных справок по трудовому стажу работы и по заработной плате, а также подготовка  архивных выписок, архивных копий документов. Работа по запросам граждан и организаций ведётся у нас чётко и своевременно. Могу сказать, что только за 2023 год выдано было более двух тысяч архивных справок, архивных копий документов, архивных выписок. Так же мы выполняем запросы Социального Фонда Российской Федерации или аналогичных организаций – как в традиционной форме, так и в электронной, через программу «Деловая почта» на базе программного комплекса VipNet Клиент с функциями шифрования и ЭП.

– Да, высокие информационные технологии всё более вторгаются в нашу жизнь. А что ещё нового появилось у вас в последние годы?

– У нас идет процесс подготовки исполнения запросов через Государственную информационную систему «Единая централизованная цифровая платформа в социальной сфере» (ГИС ЕЦП). Мы оцифровываем документы постоянного срока хранения и научно-справочный аппарат (описей к ним), отсканированные электронные образы документов заносим в программный комплекс «Архивный фонд». Мы стараемся постоянно улучшать качество наших услуг: проводим приём документов от организаций-источников комплектования, проверяем на правильность формирования дел, осуществляем полистную проверку каждого дела и другие этапы в соответствии с правилами и регламентом.

– А можно ли говорить о каких-то альтернативных методах работы с людьми?

– Для нас они скорее привычны. Мы стремимся к людям и всегда готовы с ними контактировать. А поэтому консультируем наших специалистов организаций - источников комплектования– как у нас, так и с выездом в организации. Организуем выездные приёмы граждан в территориальные управления. Студенты вузов проходят у нас производственную практику. Проводим архивные выставки документов, предоставляем архивные документы для газеты «Заря». А также принимаем участие в ежегодных расширенных заседаниях коллегии архивного управления Кузбасса. Живёт наш архив интересной насыщенной жизнью, и я, пользуясь случаем, хотела бы поздравить всех своих коллег с прошедшим праздником!